Rentabilidad
¿Cómo controlar el costo por clic de los equipos que atiende otro distribuidor?
·8 min de lectura
Cuando parte de tu base instalada la atiende otro distribuidor, tú le facturas al cliente y alguien más te factura a ti. Si ese costo no queda pegado al equipo, el margen de esos contratos deja de existir como dato: existe como intuición.
El caso, en una frase
Un distribuidor coloca equipos en plazas donde no tiene técnicos. Otro distribuidor los atiende y le cobra por página. El cliente final paga a quien firmó el contrato, sin enterarse de nada. Es un arreglo sensato y muy común — y suele ser un agujero contable.
La razón es simple: el ingreso está en el sistema, pegado al contrato y al número de serie. El costo está en una factura mensual del aliado, fuera del sistema. Y como el costo no está en el equipo, para efectos del margen por contrato es como si esos equipos no costaran nada.
Por qué no basta con un precio por modelo
Lo primero que uno intenta es poner el costo en el catálogo: este modelo me cuesta tanto. No funciona, porque el costo por clic no se negocia por modelo, se negocia por acuerdo. El mismo equipo puede estar a un precio en una ciudad y a otro en la de al lado, según la antigüedad, el volumen de esa plaza y cuándo se cerró el trato.
Un ejemplo ilustrativo de cómo se ve eso en la práctica:
| Serie | Modelo | Plaza | Costo por clic |
|---|---|---|---|
| …4821 | IM 430 | Norte | $0.13 |
| …5177 | IM 430 | Norte | $0.15 |
| …6032 | IM 430 | Frontera | $0.17 |
Mismo modelo, tres costos. Si el sistema sólo sabe de modelos, los tres equipos reportan el margen del promedio — y el que de verdad da pérdida se esconde detrás del que da bien.
La conclusión operativa: el costo por clic pertenece al número de serie, igual que la lectura y el contrato. Es el único nivel donde ingreso y costo se pueden restar sin mentir.
El desfase que complica todo
Aunque el costo esté bien registrado, queda un problema de calendario: la lectura con la que tú le facturas al cliente y la lectura con la que el aliado te factura a ti casi nunca son la misma. Él corta en su fecha, tú en la tuya, y su factura puede llegar con semanas —a veces meses— de retraso.
Intentar forzar que coincidan deforma los dos lados. Lo que funciona es aceptar que son dos hechos distintos y registrarlos como tales:
- Tu lectura, con su fecha, que es la que sostiene lo que le cobraste al cliente.
- La lectura del aliado, con la suya, que es la que sostiene lo que él te cobró.
- La diferencia entre ambas, que no es un error: es el desfase, y conviene poder verlo en vez de promediarlo.
Cómo se controla, en la práctica
- El costo vive en la serie. Cada equipo atendido por un tercero lleva su propio costo por clic, con su vigencia. Si se renegocia, se registra el cambio y queda el histórico.
- La factura del aliado se captura contra los equipos. No como un gasto general del mes, sino repartida entre las series que la componen — que es como viene en su propio anexo.
- Se valida contra tu propia lectura. Los contadores que trae su factura se comparan con los que tú registraste para esa serie. Sin lectura propia no hay validación posible: sólo queda pagar lo que venga.
- El costo cae en la rentabilidad del contrato. Recién entonces el margen de esos equipos es un número y no una intuición, y se puede comparar contra los que atiendes tú.
Lo que aparece cuando por fin se mide
Cuando el costo del aliado queda pegado a la serie, suelen salir a la luz tres cosas que antes no se veían:
- Equipos que dan pérdida y llevaban años facturándose sin que nadie lo supiera, porque su costo vivía en otra parte.
- Contratos que hay que renegociar, porque el volumen real del cliente cambió y el precio por página ya no cubre lo que cuesta atenderlo.
- Diferencias en lo que te cobran, que aparecen sólo al comparar contadores y que sin lectura propia no habrías podido reclamar.
Ninguna de las tres es visible en el estado de resultados: ahí todo se suma y el promedio tapa lo que pasa equipo por equipo.
Preguntas frecuentes
¿Por qué el costo por clic cambia entre equipos del mismo modelo?
Porque no se negocia por modelo, se negocia por acuerdo: la antigüedad del equipo, la zona, el volumen de esa plaza y cuándo se cerró el trato. El mismo modelo puede estar a un precio en una ciudad y a otro distinto en la de al lado. Por eso el costo pertenece al número de serie, no al catálogo.
¿Qué tiene de malo llevarlo en una hoja de cálculo?
Que funciona hasta que hay que responder una pregunta distinta. Una pestaña por factura sirve para pagar al aliado, pero no contesta cuánto costó ese equipo en el año, ni qué contratos dan pérdida, ni qué series ya no conviene renovar. El dato está, pero no está pegado al equipo.
¿Cómo se maneja el desfase entre la lectura que facturo y la que me cobran?
Reconociendo que existe y registrando ambas por separado, con su propia fecha. El proveedor puede facturarte con corte a una fecha distinta a la que tú usas con el cliente, y a veces con semanas o meses de retraso. Si se fuerza a que coincidan, el margen del periodo queda mal en los dos lados; si cada una conserva su fecha, se pueden comparar sin deformarlas.
¿Se puede validar lo que me cobra el aliado?
Sí, si tienes tu propia lectura del equipo. La factura del aliado trae contadores; esos contadores se comparan contra los que tú registraste para ese número de serie. Sin lectura propia sólo queda pagar lo que venga, que es la situación más común y la más cara.
¿Se puede suspender el servicio de un equipo suelto?
Debería poder hacerse por número de serie, no por cliente. Con equipos atendidos por aliados es aún más necesario: el que paga es el distribuidor, no el usuario final, y suspender toda la cuenta por un equipo afecta a quien no tiene nada que ver.
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